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O eSocial é um projeto desenvolvido pelo governo federal com a finalidade de digitalizar e unificar os envios de dados das empresas, bem como obrigatoriedades trabalhistas, fiscais e informações previdenciárias. Facilitar o dia a dia dos profissionais de RH foi um dos focos dessa medida, mas ainda há muitas dúvidas sobre o sistema, principalmente porque acontecem mudanças constantemente. 

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Então, pensando em ajudá-los nessa tarefa e diminuir a dubiedade, fizemos um compilado sobre esse sistema. Portanto, leia até o final e não tenha mais inseguranças em relação ao envio de dados às entidades fiscalizadoras do governo. 

O que é e como funciona o eSocial

Disponibilizado pelo governo federal em dezembro de 2014, o Social faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e veio para digitalizar os processos que, até então, eram manuais, demorados e suscetíveis a erros. Com essa unificação dos dados e envio por meio de uma plataforma digital, a receita federal também previu diminuição de inconformidades e atrasos. 

Na prática, a solução digital acaba sendo complexa por unir, pela primeira vez, entidades federais, movimentar todas as áreas das empresas e receber os dados online por meio do “Ambiente Nacional do eSocial”, o que é uma novidade principalmente para antigos profissionais.  

Além disso, a ferramenta acaba sendo desafiadora no dia a dia, pois funciona a partir do envio dos eventos conforme cronograma estipulado pelo governo federal unido aos estados e municípios. O fechamento da folha de pagamento, por exemplo, é enviado a partir de eventos específicos para cada tipo de movimentação e, ao final, é registrado de maneira completa no sistema. Já algumas outras informações tributárias são enviadas em um mês e ano, divididos por fase e grupos. Mas não se preocupe, nós vamos explicar melhor! 

De maneira resumida, os dados da empresa e dos colaboradores serão enviados por meio de eventos, os quais possuem aparência e exigências já definidos pelo governo. E o que eles? Pois bem, eventos são quaisquer movimentações jurídicas-trabalhistas que podem envolver o empregado. São classificados como: iniciais, de tabelas, periódicos e não periódicos. 

#Compreenda os eventos

#1: Os eventos iniciais que se referem às informações de identificação do empregador são os primeiros a serem enviados. Já os de tabela que, como o nome já diz, montam as tabelas da empresa e são responsáveis por validar os dados de eventos periódicos e não periódicos. 

#2: Os não periódicos são aquelas situações imprevistas, que dependem do cotidiano e relação entre empresa e colaborador. 

#3: Por fim, os eventos periódicos são envios dos dados pré-estabelecidos. Seu registro é até o dia 07 do mês seguinte.

Obrigatoriedades do eSocial

As obrigatoriedades no eSocial nada mais é que o envio das informações à Receita Federal por meio dos eventos registrados no sistema. Sendo assim, desde a implantação do sistema, sua a utilização passa a ser obrigatória para empresas. 

Contudo, o governo organizou essas obrigatoriedades em grupos e fases, para que não haja o envio em massa. E, é de responsabilidade das empresas o acompanhamento das divisões e cronogramas estabelecidos, ou seja, saiba em qual grupo você pertence e em qual fase se encaixa. Assim, é possível enviar as informações na data correta. 

Abaixo deixamos uma tabela divulgada pelo governo, que facilita o entendimento na prática 

Penalidades

As multas para quem não envia os dados fiscais da empresa e dos colaboradores a tempo continuam as mesmas. Nesse sentido, nada muda com o eSocial, exceto a facilidade do envio das informações que, atualmente, são tratadas como eventos. 

Previsto na legislação, se o contribuinte deixar de enviar as informações no prazo definido pelo governo federal e seus órgãos reguladores ou, caso apresente incoerências nos dados registrados, ele ficará sujeito a penalidades, conforme leis fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. 

Estar atento aos prazos e à legislação é uma tarefa importantíssima para os profissionais de RH. O eSocial realmente veio para descomplicar o cotidiano dos Recursos Humanos, mas também é um motivo de bastante cuidado, pois as multas são pesadíssimas em caso de descumprimentos de suas regras. 

Vantagens e desvantagens

A criação do eSocial traz com ela duplos sentimentos, o que popularmente pode ser chamado de “amor e ódio”, já que o sistema ao mesmo tempo que auxilia muito, também gera incertezas e estranhamento. Contudo, especialmente com o advento da tecnologia empregada ao dia a dia das organizações, a ferramenta do governo federal representa mais pontos positivos do que negativos. 

Vantagens

De maneira bem objetiva, apontamos as principais vantagens que o eSocial trouxe para a vida dos profissionais de RH e também dos gestores. As questões positivas estão empregadas especialmente no cotidiano e envio de informações específicas, que antes demandavam muito trabalho e tempo. Então, listamos 10 benefícios, que são: 

  • Unificação de dados; 

  • Extinção do retrabalho com cadastros repetitivos em diferentes órgãos; 

  • Redução de burocracia; 

  • Redução de custos; 

  • Simplificação do envio das obrigatoriedades trabalhistas; 

  • Otimização do RH; 

  • Diminuição de conflitos trabalhistas, fiscais e previdenciários 

  • Ampliação da fiscalização e combate à sonegação de impostos; 

  • Garantia do direito do trabalhador; 

  • Substituição da entrega de declarações, como CAGED, DIRF, GFIP, RAIS, pelo eSocial. 

Desvantagens

O maior impacto com a chegada do eSocial para empresas foi a insegurança, justamente por ser um sistema novo, que envolve atualizações e adesão da ferramenta no cotidiano da equipe. Contudo, essa é uma “desvantagem” totalmente superável!  

O eSocial veio para simplificar, otimizar e ajudar as empresas, em especial o time de recursos humanos e os gestores, pois foi elevada a segurança dos dados e disponibilização para os órgãos reguladores. 

Portanto, é necessário se adequar à novidade (que já não é tão novidade assim) e procurar sistemas de RH e ERP que auxiliem nas tarefas do eSocial, principalmente as soluções de recursos humanos que, atualmente, são integradas à ferramenta do governo federal e auxiliam na organização dos dados que serão enviados por meio dos eventos. Estar em constante aprendizado também é importante. 

Mudanças impostas pelo eSocial

Além dos benefícios que o eSocial trouxe para a empresa e equipe de RH, o sistema também impulsionou mudanças positivas tanto internamente quanto externamente. Essas modificações ocorreram principalmente em três importantes aspectos, que são: 

Além dos benefícios que o eSocial trouxe para a empresa e equipe de RH, o sistema também impulsionou mudanças positivas tanto internamente quanto externamente. Essas modificações ocorreram principalmente em três importantes aspectos, que são: 

Processos 

Os métodos de administração dos dados das organizações foram impactados pelo eSocial, especialmente em relação ao setor de Recursos Humanos que, por conta do sistema, seus processos ficaram mais dinâmicos. A admissão de novos colaboradores ficou mais rápida e envio dos documentos também, hoje o RH tem apenas 24 horas para enviar. 

Desligamentos, Atestados, Saúde e Segurança do Trabalho também passaram por modificações e têm tabelas específicas que demandam o cronograma de envio. Assim ocorre com fechamento da folha de pagamento, que tem até o dia 07 do mês seguinte para ser enviada. 

Leia também: Como enviar a folha de pagamento ao eSocial.

Profissionais 

O Social impactou toda equipe de RH e gestão por conta dos novos métodos. Com isso, realizar treinamentos e potencializar as técnicas dos profissionais se fazem necessárias, principalmente quanto a prazos, novas regras, processos e atualização dos dados. 

Portanto, para uma perfeita implantação do eSocial e essa nova cultura de registro dos dados da empresa, é importante que os profissionais sejam envolvidos nessa mudança e tenham apoio para ficarem por dentro da ferramenta. 

Sistema  

O eSocial, assim como qualquer outro sistema, passa por atualizações e sua empresa precisa acompanhá-las, por esse motivo, é imprescindível que a equipe tenha um respaldo de um software de RH integrado à ferramenta do governo federal, pois torna todo o processo ainda mais otimizado. 

É importante também analisar o que a empresa espera de um sistema para gestão de RH, qual a situação interna, quais são as necessidades e como esse software pode agregar. Feito isso, escolha um fornecedor confiável, que tenha integração com eSocial e possibilite outras ferramentas igualmente relevantes. 

Leia também: “Sistema de RH: como escolher” 

 

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