Tecnologia no departamento tributário

A complexidade da área fiscal brasileira faz com que as empresas invistam constantemente em recursos tecnológicos, que otimizam essa atividade e proporcionam agilidade no departamento tributário. 

No primeiro trimestre de 2020, a Doing Business realizou uma pesquisa para analisar a burocracia no pagamento de impostos e mostrou que, no Brasil, são gastos mais de 1.500 horas na preparação e pagamento dos impostos. 

Tal dado enfatiza a dificuldade de realizar essa tarefa e a necessidade de utilizar métodos e recursos que viabilize a rotina dos profissionais e empresa. 

Sem dúvidas, a tecnologia vem como aliada do departamento tributário, especialmente por promover modernização aos processos. 

Hoje, há inúmeros recursos e ferramentas que viabilizam essa modernização, como sistemas de gestão, inteligência artificial e automação. Por isso, neste artigo vamos abordar como a tecnologia auxilia a área fiscal e tributária nas empresas. 

Evolução tecnológica na área fiscal brasileira

Mundialmente, o departamento tributário passa por atualizações e ganha inovação. No Brasil, essa modernização também acontece. 

Em 2007, iniciou a implementação do SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Fiscal), que trouxe importantes mudanças, especialmente em relação à entrega das informações. 

Assim, grandes empresas de tecnologia começaram a desenvolver equipamentos que agilizassem o recebimento das informações de maneira digital. Um exemplo disso é o T-Rex, um supercomputador desenvolvido pela IBM, que auxiliou a Receita Federal na popular – e temida –malha fina. 

Além disso, o centro Tecnológico da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp), em parceria com o Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA), desenvolveu o Harpia, um software que conecta as bases de dados do Fisco com a de outras entidades, como as secretarias municipais e estaduais de Fazenda. 

O Harpia foi desenvolvido em 2008, com a premissa de contribuir com o projeto da Receita Federal do Brasil (RFB), o qual tem a finalidade de combater a sonegação fiscal no país. 

Sendo assim, as informações das empresas são transmitidas online, por meio de processos digitais. Tal evolução proporcionou que o Fisco integrasse e compasse dados tributários informados aos órgãos: Ministério Público, Polícia Federal, Banco Central do Brasil e Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF). 

Por que investir no departamento tributário?

Além dos motivos óbvios, que são otimização e agilidade, investir em tecnologia no departamento tributário é essencial, para obter melhores resultados. E muitas empresas já perceberam isso. 

A pesquisa realizada pela Deloitte, com diferentes empresas e segmentos, analisou o envolvimento das organizações com tecnologia.  

O estudo mostrou que mais de 70% dos participantes já automatizam as operações de emissão de notas fiscais, entrega de obrigações ao Sped Fiscal, e demais tarefas. 

Além disso, 50% das organizações pretendem adotar soluções voltadas aos processos tributários. Portanto, os gestores investem nas ferramentas como objetivo de melhorar o desempenho e reduzir erros.  

Vale ressaltar que o nível de investimento em automação fiscal e demais recursos para a área é proporcional ao grau de tecnologias já implantadas. O porte e potencial financeiro também influenciam. 

Além disso, as organizações que atribuem inovação no departamento tributário obtêm benefícios significativos, como: 

• Modernização dos processos; 
• Melhor organização dos dados; 
• Facilidade na entrega das obrigatoriedades; 
• Otimização do compliance tributário; 
• Aperfeiçoamento do setor; 
• Melhor aproveitamento dos profissionais. 

Esse levantamento apresenta vantagens adquiridas com a automação da área tributária. Entretanto, segundo a pesquisa “Tax do Amanhã”, promovida pela Deloitte, 25% das empresas ainda não automatizaram o processo de emissão de notas fiscais. 

Por isso, é importante fomentar cada vez mais a adoção de ferramentas capazes de melhorar a atuação do setor tributário. 

Tecnologias para o departamento tributário

Um fator essencial para a aquisição de recursos tecnológicos para o departamento tributário é a redução da força de trabalho com atividades manuais. Portanto, a transformação proporciona essa digitalização dos processos. 

Portanto, confira algumas tecnologias que são cruciais para a otimização do setor fiscal das empresas e que auxiliam os profissionais da área. 

Sistemas de machine learning

O machine learning é uma das ferramentas mais comuns da inteligência artificial. Então, aplicado ao setor fiscal tem a capacidade de integrar as informações rapidamente, corretamente, e melhorar o sistema de controle interno. 

Assim, ao alimentar o algoritmo de machine learning constantemente com os dados tributários da empresa, seu funcionamento melhora progressivamente. 

A automatização e tempo de uso desse recurso da inteligência artificial proporciona aumento da eficiência do departamento tributário. Aliás, melhora a tarefa de importação dos dados. Além disso, existem outros benefícios, que são: 

• Cálculo de tributos e recolhimento automático; 
• Identificação de tarefas que precisam de auditoria; 
• Detecção de riscos tributários e trabalhistas. 

Data analytics

Bom, sabemos que o setor fiscal envia muitas informações ao SPED e seria impossível que todas elas fossem analisadas simultaneamente pelos profissionais. Por isso, que a tecnologia de data analytics é uma importante aliada. 

Ao aplicar inteligência para tabulação das informações enviadas é possível criar um método de análise, comparação e desenvolvimento de insights de melhoria e inovação. 

Desse modo, ao utilizar um data analytics os profissionais e as empresas ganham vantagens, como: 

• Corroboram para um compliance fiscal; 
• Mapear riscos e oportunidades; 
• Avaliar atuação dos profissionais. 

Computação em nuvem 

Ainda conforme a pesquisa da Deloitte, 61% das empresas participantes têm planos para aderir a computação em nuvem em seus processos.  

Tal dado demonstra o interesse cada vez maior por essa tecnologia. Mas, como ela é aplicada no dia a dia? Nós vamos explicar! 

A computação em nuvem é aplicada por meio de um conjunto de equipamentos e softwares interligados pela internet e compartilhados entre os usuários do sistema, como o ERP. 

Assim, o departamento tributário e fiscal em nuvem utiliza os recursos de software e data centers, que viabilizam a coleta, segurança e tratamento dos dados. E quais os benefícios? São eles: 

• Flexibilidade no acesso; 
• Segurança dos dados; 
• Economia; 
• Atualização constante conforme legislação. 

ERP 

O ERP – Enterprise Resource Planning, em português conhecido como sistema de gestão empresarial, serve para automatizar processos e integrar setores da empresa.  

Por isso é essencial para a área fiscal, já que consegue se comunicar com a contabilidade, estoque, vendas e outros. 

Sendo assim, o ERP impacta no funcionamento perfeito desses diferentes setores, automatizando as tarefas, como lançamento de notas, entradas e saídas, e demais atividades.  

Além disso, para o departamento tributário atuar de maneira assertiva, ele precisa se basear nos dados gerados pela empresa.  

Assim, o primeiro passo é reunir as informações em um mesmo lugar e permitir o acesso simplificado. Essa é uma das principais funções do ERP. 

Portanto, o sistema ERP proporciona diferentes benefícios para as empresas e o próprio setor fiscal, como: 

• Melhor controle e fluxo de caixa; 
• Gestão assertiva; 
• Melhor integração entre setores; 
• Permite monitoramento de notas; 
• Eleva a vantagem competitiva. 

São inúmeras as vantagens ao investir em tecnologia para o departamento tributário. Os profissionais da área ganham com isso, o setor melhora, a empresa obtém competitividade e até mesmo o cliente sente os benefícios. 

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