Como reduzir o tempo de processar a “papelada”

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Com o avanço da tecnologia, empresas que ainda utilizam papelada em seus processos e burocratizam as tarefas são consideradas primárias. Por isso, reduzir o uso de papel e tempo de processamento é uma pauta constante, especialmente entre as organizações menores, que ainda buscam inovar. 

Mundialmente, as pessoas têm questionado o uso em excesso do papel, com intuito de promover a sustentabilidade e responsabilidade ambiental. Além disso, esse é um fator que influencia até mesmo na competitividade. 

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Pensando então em como as empresas podem reduzir o tempo de processar a papelada, que este artigo vai abordar a tecnologia e a liderança consciente pode auxiliar nessa tarefa. Acompanhe!  

Por que diminuir o uso do papel?

Obviamente, a diminuição do papel nos processos é uma questão bastante trabalha sob a ótima da ecologia e responsabilidade ambiental. Contudo, o amontoado de impressos simboliza também uma gestão ultrapassada e uso ineficaz da tecnologia. 

O gasto com materiais, impacto na produtividade e a dificuldade gerada burocracia demonstram como o papel não é um dos melhores recursos para o dia a dia das empresas. 

Portanto, são fatores relevantes que levantam a questão de reduzir os processos com papeladas. Desse modo, a tecnologia é sim a melhor maneira. Mas, vamos tratar disso logo adiante. 

Alguns dados importantes

Para reforçar a importância de diminuir o uso do papel nas organizações, trouxemos alguns dados relevantes. A maioria extraímos da pesquisa realizada pelas empresas Coopers and Lybrand, Gartner e PricewaterhouseCoopers. Vejam: 

  • Cerca de 1 bilhão de cópias são feitas no mundo a cada dia; 
  • Em média, cada documento é copiado de 9 a 11 vezes; 
  • Um profissional perde até 50% do seu tempo de trabalho na busca por documentos impressos que foram armazenados em locais errados; 
  • O armazenamento de documentos custa em média R$50 por cópia; 
  • Em média, grandes empresas perdem documentos a cada 12 segundos. 

Outro dado importante e animador é a redução de custos que o Tribunal de Justiça de São Paulo obteve. Desde 2015, os processos são todos digitais, com isso, neste mesmo ano a entidade economizou 547.382 quilos de papel. 

Como a tecnologia reduz o uso de papel

Conforme levantamento da Serasa Experian, as empresas brasileiras estão preocupadas em reduzir a utilização excessiva de papel, já que 87% delas afirmam em pesquisa que querem diminuir esse uso. 

E a diminuição do uso de papelada nos processos também tem total conexão com a LGPD e a necessidade de elevar a proteção de dados por meio da aceleração digital. 

Dessa forma, a tecnologia se faz necessária. E, independentemente do tamanho da empresa e setor de atuação, é possível sim aplicar inovação aos processos. Acompanhe algumas sugestões. 

Sistemas de automação e gestão

“A automação significa tirar o máximo proveito de nossas capacidades humanas”, diz Jen Stirrup, fundadora da Data Relish, influente executiva. Sua afirmação exemplifica a importância de se automatizar os processos e utilizar os colaboradores estrategicamente. 

Sendo assim, as empresas podem utilizar sistemas de gestão empresarial, que automatizam alguns processos simples, como o ERP que auxilia bastante o setor administrativo e fiscal. 

Outro exemplo é o CRM, que ajuda os profissionais a se relacionarem com clientes. Esse sistema lida com as interações, desde a identificação de potenciais parceiros até o gerenciamento deles. 

Computação em nuvem

A nuvem, como é conhecida, é uma ótima tecnologia para reduzir o uso de papel, já que realiza a processamento e armazenamento dos dados. 

E, justamente essa funcionalidade de armazenar informações online é um ponto essencial para diminuir a burocracia e, até mesmo, elevar a segurança de dados. Com isso, há uma enorme economia de tempo, espaço e papel! 

Hub de integração

Como citado primeiramente, o ERP é um sistema crucial nesse processo de redução do papel e burocracia. Isso porque ele integra várias áreas, principalmente em empresas com inúmeros setores. 

Assim, quando há um hub de integração entre sistemas de gestão, como ERP, RH e Vendas, o uso de papel é ignorado, pois tudo está digitalizado. Ou seja, a aceleração digital também é fundamental. 

Portanto, o Hub de Integração cumpre a função de organizar as operações digitais, especialmente e todas as informações que a empresa precisa gerir diariamente. Para as organizações de varejo ele é essencial, como Marketplaces, por exemplo. 

Leia também: Você sabe o que é ERP e Hub de integração? Conheça sua importância

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